Geautomatiseerd factureren via UBL voor Fenêtre

Alle facturen worden via OPAL direct gegenereerd en via een PDF bijlage via e-mail naar de verschillende klanten verstuurd. Een van onze klanten heeft de wens uitgesproken om de facturen in UBL formaat te mogen ontvangen voor verwerking in hun boekhouding applicatie.

UBL is de afkorting van Universal Business Language, de wereldwijde standaard taal in XML voor e-facturatie. Factureren via UBL scheelt tijd en vermindert de kans op fouten. In plaats van het overtikken van de gegevens door de financiële administratie of het scannen en via OCR herkennen van de facturen, kunnen deze zonder tussenkomst van menselijke handelingen in de administratie worden ingeboekt. Deze relatief nieuwe facturatievorm wordt ook actief gestimuleerd door de Nederlandse overheid. Kortom UBL is bedoeld om bedrijfsprocessen direct elektronisch op elkaar aan te laten sluiten.

In overleg met de klant is Fenêtre op zoek gegaan naar een uniforme manier om UBL facturen direct uit de eigen OPAL projectadministratie software te kunnen genereren. Daarbij rekening houdend met verplichte gegevens voor het verwerken van de UBL zoals het KvK en BTW nummer. Gekozen is om de nieuwste UBL 2.1 standaard te hanteren.

Voordat wijzigingen in OPAL zijn doorgevoerd is de nieuwe UBL factuur uitgebreid getest binnen het boekhoudplatform Yuki dat door de klant wordt gebruikt. Vervolgens zijn de extra gegevens én de nieuwe optie voor de UBL facturen toegevoegd aan OPAL. Dit is generiek gemaakt zodat ook andere boekhoudpakketten bij andere relaties de UBL kunnen verwerken.

Daarmee is deze oplossing direct beschikbaar voor álle klanten van Fenêtre. Tijdens de facturatie kan vanuit de projectadministratie applicatie automatisch een e-mail met PDF en UBL factuur klaargezet worden. Indien gewenst kunnen de factuurregels direct gekoppeld worden aan eigen grootboekrekeningen. Deze gegevens worden eenmalig toegevoegd in OPAL zodat de gegevens kunnen worden meegestuurd in de UBL factuur.